Perustelut
Hankinnan käynnistäminen: Vanhojen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkantojen arkistointi Pohteen ja Laphan yhteishankintana
Tausta
Pohteella ja Laphalla on 141 vanhaa asiakas- ja potilastietojärjestelmää arkistoitavana. Näistä Pohteella on 92 kpl ja Laphalla 49 kpl. Järjestelmäkannat sisältävät arkistointivelvoitteeseen kuuluvia asiakas- ja potilastietoja.
Kantojen ylläpidosta ja säilytyksestä aiheutuu merkittäviä kustannuksia, vaikka kantoja ei käytetä. Vuoden 2025 kustannus on yhteensä16 M€. Pohteen ja Laphan tietohallinnot ovat selvittäneet yhteisen arkistointihankkeen mahdollisuutta ja sen tuomia mahdollisia kustannussäästöjä.
Hankinnan kohde
Pohteen ja Laphan yhteinen vanhojen asiakas- ja potilastietojärjestelmien (APTJ) tietokantojen arkistointihankinta. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnan ennakoitu arvo on noin12,8 M€, josta Pohteen osuus on noin 9,3 M€ ja Laphan osuus noin 3,5 M€. Arkistointiprojektin alustava toteutusajankohta on 2025-2029. Arkistointiprojektin tavoitetilassa kaikki vanhat APTJ-järjestelmäkannat on arkistoitu asianmukaisesti ja vanhat järjestelmät on sammutettu.
Osana projektia hankintaan liittyvä resurssointi tehdään Pohteen tietohallinnon toimesta hankkeeseen varatuilla investointimäärärahoilla.
Hankintamenettely
Hankinta kilpailutetaan sidosyksikköhankintana. Kilpailutuksessa vertaillaan sidosyksikkötoimittajien valmiiksi kilpailuttamia kokonaispalveluja. Sidosyksikkötoimittajilta on tarkoituksena on saada mahdollisimman vertailukelpoiset tarjoukset, jossa kokonaisedullisin ratkaisu voittaa (hinta-laatu).
Toimivalta
Hallintosäännön 78 §:n 3 momentin mukaan toimivalta asiassa on aluehallituksella.
Valmistelijan ehdotus
Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja (p. 040 487 1835):
Aluehallitus päättää käynnistää sidosyksikköhankinnan Pohteen ja Laphan yhteishankintana sekä antaa luvan valmistella tarjouspyynnön liitteineen.
Tarjouspyyntö liitteineen tuodaan aluehallituksen päätöksentekoon.
Lisäksi Pohteen tietohallinnolle annetaan valtuus palkata vanhojen APTJ-tietojärjestelmäkantojen arkistointiprojektissa tarvittava henkilöresurssi.
Ehdotus
Esittelijä: Ilkka Luoma, hyvinvointialuejohtaja
Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastetaan kokouksessa.
Päätös
Vs. hyvinvointialuejohtaja Kirsti Ylitalo-Katajiston ehdotus:
Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastetaan kokouksessa.
Aluehallitus hyväksyi vs. hyvinvointialuejohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastettiin kokouksessa.
Mikko Päkkilä oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.