Perustelut
Hankinnan käynnistäminen
Omaishoidon, perhehoidon ja henkilökohtaisen avun palkkioiden ja palkkojen hallinnan järjestelmä (Oima)
Valmistelijat
hallintopalvelupäällikkö Mira Salmi
tietojärjestelmäpäällikkö Hannu Kallinen
palveluvastaava Elena Myntti
hankintavastaava Irma Haataja
Julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouspyyntö/osallistumispyyntö liiteasiakirjoineen tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu (6 §:n 1 momentin 2 kohta).
Tausta
Omaishoidon, perhehoidon ja henkilökohtaisen avun palkkioiden ja palkkojen hallinnan järjestelmä (Oima) on Pohteen käytössä Monetra Oulu Oy:n tuottamana. Monetra Oulu Oy on Pohteen sidosyksikkö, joka tuottaa Pohteelle mm. talouspalveluja.
Lisäksi markkinakartoituksessa on todettu, että markkinoilla on vain yksi vaatimukset täyttävä, tarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Esimerkiksi muiden hankintayksiköiden avoimella menettelyllä tehtyihin kilpailutuksiin on saatu vain yksi tarjous. Näissä tarjottu järjestelmä on ollut Oima.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on pilvipohjainen SaaS‑palvelu, joka kattaa omaishoidon, perhehoidon ja henkilökohtaisen avun palkkioiden ja palkkojen hallinnan, sopimusten käsittelyn, hoitojaksojen kirjaamisen, raportoinnin sekä
viranomaisvelvoitteisiin liittyvät tiedonsiirrot.
Hankittavan järjestelmän tavoitteena on tukea organisaation toimintaa kokonaisvaltaisesti sekä vähentää manuaalista työtä. Järjestelmän tulee mahdollistaa tehokas ja ajantasainen hallinta erityisesti integraatioiden ja
lainsäädännöllisten muutosten osalta.
Järjestelmän on sisällettävä seuraavat ydintoiminnot:
· sopimusten hallinta ja sähköinen allekirjoitus
· työaikojen, vapaiden ja kulujen kirjaaminen
· palkkojen ja palkkioiden laskenta
· automatisoidut verokortti- ja VTJ-päivitykset
· välttämättömät integraatiot (esim. taloushallinto- ja viranomaisjärjestelmät)
· raportointi maksatus- ja laskutustietojen tuottamiseksi
· käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien hallinta
· viestintä ja sähköinen asiointi.
Hankintamenettely
Hankinta tehdään suorahankintana Oima Oy:ltä. Suorahankinnan peruste on hankintalain 40§ 2 momentin 2 kohta: teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Hankinnassa valitaan yksi toimittaja. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo 48 kk ajalle laskettuna on noin 4 miljoonaa euroa.
Toimivalta
Hallintosäännön 78 §:n 3 momentin mukaan toimivalta asiassa on aluehallituksella.
Valmistelijan ehdotus
Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja (p. 040 487 1835):
Aluehallitus päättää käynnistää hankinnan ja hyväksyy tarjouspyynnön liitteineen julkaistavaksi. Lisäksi aluehallitus valtuuttaa tietohallintojohtajan tai hänen määräämänsä henkilön tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin teknisluontoisia tai muutoin vähäisiä korjauksia ja tarkennuksia hankintamenettelyn eri vaiheissa.
Ehdotus
Esittelijä: Ilkka Luoma, hyvinvointialuejohtaja
Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastetaan kokouksessa.
Päätös
Vs. hyvinvointialuejohtaja Kirsti Ylitalo-Katajiston ehdotus:
Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastetaan kokouksessa.
Aluehallitus hyväksyi vs. hyvinvointialuejohtajan ehdotuksen.
Asia tarkastettiin kokouksessa.