Perustelut
Valmistelija / lisätiedot: Ollipekka Huotari (p. 050 322 7287 ), Kari-Pekka Tampio (p. 040-1514 005), Tuomas Holma (p. 044-733 9266), Liisa Harmoinen (p. 050 467 0013)
Asia:
OYS Poliklinikoiden väistötilojen hankinnan käynnistäminen
Tausta:
Nykyisissä poliklinikkatiloissa on todettu merkittäviä sisäilmaongelmia, jotka vaarantavat palveluiden jatkuvuuden. Tilanne edellyttää kiireellisiä toimenpiteitä väistötilojen järjestämiseksi. Väistötilojen alustava laajuus on 3 000 - 6 000 brm2.
Väistötilojen hankinta on tarkoitus käynnistää viipymättä ja saada hankinta päätökseen kesäkuussa 2026. Hankintatapana esitetään käytettävän kilpailullista neuvottelumenettelyä. Väistötilojen toteuttamisen laajuus- ja laatutaso, aikataulu sekä vuokra-aika tarkentuvat neuvottelumenettelyjen aikana ja esitetään lopullisessa tarjouspyynnössä.
Perustelut hankintamenettelylle:
Kilpailullinen neuvottelumenettely on tarkoitettu tilanteisiin, joissa hankinnan kohde ei ole riittävän tarkasti määriteltävissä etukäteen. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Sen jälkeen hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintayksikkö voi neuvotella valittujen ehdokkaiden kanssa kaikista hankinnan näkökohdista.
Hankintalain mukaan kilpailullista neuvottelumenettelyä voi käyttää esimerkiksi hankinnassa,
· johon kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja tai
· jonka luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita
Kilpailullinen neuvottelumenettely esitetään valittavaksi, koska:
· Hankintaan sisältyy suunnittelua ja mahdollisesti myös innovatiivisia ratkaisuja
· Hankinnan monimutkaisuuteen ja rahoituksen liittyvistä syistä hankintasopimusta ei voi tehdä ilman edeltäviä neuvotteluita
· Väistötilojen tekniset ja toiminnalliset vaatimukset eivät ole tarkasti selvillä.
· Menettelyssä on mahdollista neuvotella hankinnan sopimus- ja rahoitusehdoista, jotka parhaiten voidaan täyttää tilaajan taloudelliset tavoitteet.
· Menettely mahdollistaa joustavuuden ja neuvottelut tarjoajien kanssa varmistavat, että tilat soveltuvat terveydenhuollon erityistarpeisiin.
· Menettely mahdollistaa ratkaisujen kehittämisen yhdessä tarjoajien kanssa, mikä parantaa lopputuloksen laatua ja kustannustehokkuutta.
Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) ei sovellu kyseessä olevaan hankintaan, koska hankinnan vaatimukset eivät ole selkeästi määriteltävissä ja hankinnassa tulee noudattaa rajoitetun menettelyn säätelyä ja sähköistä viestintää DPS:n kaikissa vaiheissa hankintapäätöksen tekoon saakka ja sähköistä viestintää, mikä rajaa pois neuvottelumenettelyn käytön.
DPS soveltuu parhaiten toistuville, standardoiduille hankinnoille, joissa vaatimukset ovat selkeästi määriteltävissä ja hankintoja tehdään pitkällä aikavälillä. Tässä hankinnassa kyse on kertaluonteisesta, monimutkaisesta, kiireellisestä ja vaativasta kokonaisuudesta, joka ei täytä DPS:n edellytyksiä.
Liitteiden kuvaus
Hankekuvaus liitteineen
Valmistelijan ehdotus
Jouko Luukkonen, konsernipalvelujen johtaja (p. 050 564 6947):
Aluehallitus:
- Käynnistää hankinnan poliklinikoiden väistötilojen toteuttamiseksi vuokrausmallilla.
- Toteuttaa hankinnan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.
- Valtuuttaa hankintayksikön julkaisemaan hankintailmoituksen ja käynnistämään neuvottelumenettelyn.
- Valtuuttaa teknisen johtajan tekemään välipäätöksen osallistumisilmoituksen arviointiperusteiden perusteella tarjousvaiheeseen valittavista palveluntuottajista.
- Edellyttää, että lopullinen tarjouspyyntö tuodaan aluehallitukseen hyväksyttäväksi ennen sen julkaisua.
Ehdotus
Esittelijä: Ilkka Luoma, hyvinvointialuejohtaja
Aluehallitus hyväksyy konsernipalvelujen johtajan ehdotuksen.
Päätös
Aluehallitus hyväksyi hyvinvointialuejohtajan ehdotuksen.
Ollipekka Huotari, Kari-Pekka Tampio ja Tuomas Holma olivat asiantuntijoina läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.
Merk. Anne Huotari poistui kokouksesta asian käsittelyn aikana klo 11.26. Kokouksessa pidettiin asian käsittelyn jälkeen tauko klo 11.40 - 12.20.