§ 93 Hankintapäätös: M365 Modernin tietotyön ratkaisut -palvelun sopimusmuutos Istekki Oy:ltä

Päätöksen peruste

Hankinta tehdään Istekki Oy:ltä, joka on hankintalain 15 §:n tarkoittama Pohteen sidosyksikkö.

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella on käytössä Istekki Oy:n tuottama Microsoft 365 / O365-palvelukokonaisuus, joka muodostaa keskeisen osan hyvinvointialueen päivittäisen tietotyön, viestinnän, sähköpostin, dokumenttienhallinnan, kokouskäytäntöjen ja yhteistyön palveluista. Nykyinen vanhaan O365-palvelukokonaisuuteen perustuva palvelusopimus on tarpeen uusia, koska Istekki Oy on päivittänyt palvelusisällön vastaamaan nykyistä Microsoft 365 -palvelukokonaisuutta ja siihen liittyviä modernin tietotyön ratkaisuja. Uusi M365 Modernin tietotyön ratkaisut -palvelusopimus korvaa aiemman O365-palvelusopimuksen. Palvelu sisältää Pohteen käytössä olevat Microsoft 365 -tuottavuus-, viestintä- ja kollaboraatiopalvelut, kuten Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint Online -alustan, OneDrive for Businessin, Microsoft 365 -sovellukset sekä muut palvelusisällössä kuvatut Microsoft 365 -palvelut.

Istekki tuottaa nykyisellään laajalti tuki- ja ylläpitopalveluita Pohteen ICT-ympäristöön erikseen sovittujen palveluiden osalta.

Kyseessä on sidosyksikköhankinta, joka perustuu olemassa olevaan Istekki Oy:n puitesopimukseen.

Palvelun yksikköhinta on 3,33 euroa kuukaudessa per käytössä oleva M365-lisenssi (alv 0 %). Uuden palvelusopimuksen laskennallinen arvonlisäveroton kokonaisarvo neljän vuoden jaksolle arvioituna on 2 957 040 euroa. Jatkuvan palvelun hinnoittelu tarkistetaan palvelu- ja puitesopimuksessa määritellyllä tavalla. Kustannukset kohdistetaan tietohallinnon vastuuyksikköön ICT-infrastruktuuri / VY 10211, jonka käyttötaloudessa on varaus palvelun kustannuksille.

Hankintapäätös ei muodosta hankintasopimusta, vaan se syntyy osapuolten välisellä erillisellä kirjallisella palvelusopimuksella. Palvelusopimus on olemassa olevan Puitesopimuksen alainen. Palvelusopimuksen allekirjoittaa vs. hyvinvointialuejohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto ja tietohallintojohtaja Mikko Päkkilä.

Hankinnasta ei julkaista hankintalain 131 §:n mukaista suorahankintailmoitusta.

Toimivallan peruste: Hallintosäännön 78 § kohdan 2 perusteella toimivalta asiassa on hyvinvointialuejohtajalla.

Kuvaus

Hyväksytään sopimusmuutos ja palvelusopimuksen päivitys koskien Istekin tuottamaa M365 modernin tietotyön palvelua. Palvelusta solmitaan uusi palvelusopimus, joka korvaa aiemman O365-palvelusopimuksen. Palvelusopimus on osapuolten välisen voimassa olevan puitesopimuksen alainen.

Uuden palvelusopimuksen tekeminen on tarpeen, koska aiempi O365-palvelusopimus ei enää vastaa nykyistä Microsoft 365 -palvelusisältöä, palvelunhallinnan tarvetta, tukimallia, vastuunjakoa, hinnoittelua eikä tietosuoja- ja tietoturvaliitteitä. Uusi sopimus kokoaa ajantasaisesti palvelun sisällön, vastuut, rajaukset, hinnoittelun, optiot, palveluraportoinnin, muutostenhallinnan sekä henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot. Uudessa sopimuksessa yksikköhinta halpenee nykyisestä 3,60 €/hlö/kk uuteen hinnoitteluun 3,33 €/aktivoitu lisenssi/kk. Arvioitu säästö on n. 60 000 € vuodessa.

Hankinta on hankintalain (1397/2016) 15 §:n mukainen sidosyksikköhankinta.

Päätös

Hyväksytään sopimusmuutos ja palvelusopimuksen päivitys koskien Istekin tuottamaa M365 modernin tietotyön palvelua.

Uuden palvelusopimuksen laskennallinen arvonlisäveroton kokonaisarvo neljän vuoden jaksolle arvioituna on 2 957 040 euroa.