Aluehallitus, kokous 24.2.2026

§ 104 Vanhojen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkantojen arkistointi Pohteen ja Laphan yhteishankintana

PPHVADno-2025-26920

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 16.12.2025

Valmistelija

Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja, mikko.pakkila@pohde.fi
Kimmo Savela, hankepäällikkö, kimmo.savela@pohde.fi

Perustelut

Hankinnan käynnistäminen: Vanhojen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkantojen arkistointi Pohteen ja Laphan yhteishankintana

Tausta 

Pohteella ja Laphalla on 141 vanhaa asiakas- ja potilastietojärjestelmää arkistoitavana. Näistä Pohteella on 92 kpl ja Laphalla 49 kpl. Järjestelmäkannat sisältävät arkistointivelvoitteeseen kuuluvia asiakas- ja potilastietoja.
Kantojen ylläpidosta ja säilytyksestä aiheutuu merkittäviä kustannuksia, vaikka kantoja ei käytetä. Vuoden 2025 kustannus on yhteensä16 M€. Pohteen ja Laphan tietohallinnot ovat selvittäneet yhteisen arkistointihankkeen mahdollisuutta ja sen tuomia mahdollisia kustannussäästöjä.

Hankinnan kohde 

Pohteen ja Laphan yhteinen vanhojen asiakas- ja potilastietojärjestelmien (APTJ) tietokantojen arkistointihankinta. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnan ennakoitu arvo on noin12,8 M€, josta Pohteen osuus on noin 9,3 M€ ja Laphan osuus noin 3,5 M€. Arkistointiprojektin alustava toteutusajankohta on 2025-2029. Arkistointiprojektin tavoitetilassa kaikki vanhat APTJ-järjestelmäkannat on arkistoitu asianmukaisesti ja vanhat järjestelmät on sammutettu.
Osana projektia hankintaan liittyvä resurssointi tehdään Pohteen tietohallinnon toimesta hankkeeseen varatuilla investointimäärärahoilla.

Hankintamenettely 

Hankinta kilpailutetaan sidosyksikköhankintana. Kilpailutuksessa vertaillaan sidosyksikkötoimittajien valmiiksi kilpailuttamia kokonaispalveluja. Sidosyksikkötoimittajilta on tarkoituksena on saada mahdollisimman vertailukelpoiset tarjoukset, jossa kokonaisedullisin ratkaisu voittaa (hinta-laatu).

Toimivalta 

Hallintosäännön 78 §:n 3 momentin mukaan toimivalta asiassa on aluehallituksella.

Valmistelijan ehdotus 

Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja (p. 040 487 1835):

Aluehallitus päättää käynnistää sidosyksikköhankinnan Pohteen ja Laphan yhteishankintana sekä antaa luvan valmistella tarjouspyynnön liitteineen. 
Tarjouspyyntö liitteineen tuodaan aluehallituksen päätöksentekoon.
Lisäksi Pohteen tietohallinnolle annetaan valtuus palkata vanhojen APTJ-tietojärjestelmäkantojen arkistointiprojektissa tarvittava henkilöresurssi.

Ehdotus

Esittelijä: Ilkka Luoma, hyvinvointialuejohtaja

Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen. 

Asia tarkastetaan kokouksessa. 

Päätös

Vs. hyvinvointialuejohtaja Kirsti Ylitalo-Katajiston ehdotus:

Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen. 

Asia tarkastetaan kokouksessa.

Aluehallitus hyväksyi vs. hyvinvointialuejohtajan ehdotuksen.

Asia tarkastettiin kokouksessa.

Mikko Päkkilä oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.

Esteellisyys

Ilkka Luoma poistui esteellisenä (yhteisöjäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Esittelijänä toimi Kirsti Ylitalo-Katajisto.

Perustelut

Hankinnan käynnistäminen: Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen (Pohde) sekä Lapin hyvinvointialueen (Lapha) sosiaali- ja terveydenhuollon käytöstä poistettavien ja poistuneiden tietojärjestelmien tietojen poiminta ja arkistointi niin sanottuina vanhoina tietoina Kanta-palveluun sekä hallinnollisten tietojen vienti hyvinvointialueiden alueellisten arkistoratkaisujen saataville.

Valmistelijat:
Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja Pohde
Markku Borén, palvelupäällikkö Pohde
Maija Lehtopää, projektipäällikkö Lapha

Julkisuus 
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouspyyntö/osallistumispyyntö liiteasiakirjoineen tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu (6 §:n 1 momentin 2 kohta). 

Aiempi käsittely
Aluehallitus 16.12.2025 §322 

Hankinnan kohde 
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen (Pohde) sekä Lapin hyvinvointialueen (Lapha) sosiaali- ja terveydenhuollon käytöstä poistettavien ja poistuneiden tietojärjestelmien tietojen poiminta ja arkistointi niin sanottuina vanhoina tietoina Kanta-palveluun sekä hallinnollisten tietojen vienti hyvinvointialueiden alueellisten arkistoratkaisujen saataville.

Hankinta kattaa Pohteella noin 80 ja Laphalla noin 30 arkisoitavaa kantaa, jotka sisältävät arkistointivelvoitteen piiriin kuuluvia asiakas- ja potilastietoja. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnan ennakoitu arvo on noin 12,8 M€, josta Pohteen osuus on noin 9,3 M€ ja Laphan osuus noin 3,5 M€. Arkistointiprojektin alustava toteutusajankohta on 2026-2030.

Hankintamenettely
Hankinta kilpailutetaan sidosyksikköhankintana. Hankinnan valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa on hinnan ja laadullisten tekijöiden painotus on hinta 60% ja laadulliset tekijät 40%.

Toimivalta
Hallintosäännön 78 §:n 3 momentin mukaan toimivalta asiassa on aluehallituksella.

Valmistelijan ehdotus

Mikko Päkkilä, tietohallintojohtaja (p. 040 487 1835):

Aluehallitus päättää käynnistää kilpailutuksen ja hyväksyy tarjouspyynnön liitteineen julkaistavaksi. Lisäksi aluehallitus valtuuttaa tietohallintojohtajan tai hänen määräämänsä henkilön tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin teknisluontoisia tai muutoin vähäisiä korjauksia ja tarkennuksia hankintamenettelyn eri vaiheissa. 

Ehdotus

Esittelijä: Ilkka Luoma, hyvinvointialuejohtaja 

Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen. 

Asia tarkastetaan kokouksessa.

Päätös

Vs. hyvinvointialuejohtaja Kirsti Ylitalo-​Katajiston ehdotus:

Aluehallitus hyväksyy tietohallintojohtajan ehdotuksen. 

Asia tarkastetaan kokouksessa.

Aluehallitus hyväksyi vs. hyvinvointialuejohtajan ehdotuksen.

Asia tarkastettiin kokouksessa.

Esteellisyys

  • Ilkka Luoma poistui esteellisenä (yhteisöjäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Esittelijänä toimi Kirsti Ylitalo-​Katajisto.

Tiedoksi

Hankintavastaava Irma Haatajalle

Liitteet

JIT 2025.pdf (pdf, 426 kt)
Liite 4 Ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.pdf (pdf, 58 kt)
Microsoft Word - Henkilötietojen käsittelyn ehdot.pdf (pdf, 89 kt)
Microsoft Word - Liite 1 Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus.pdf (pdf, 67 kt)
Microsoft Word - Liite 2 Rekisterinpitäjän ohjeet Käsittelijälle.pdf (pdf, 69 kt)
Microsoft Word - Liite 3 Henkilötietojen siirto EU ETAn ulkopuolelle.pdf (pdf, 57 kt)
Pohde_perustason_tietoturvavaatimukset v.1.6.pdf (pdf, 37 kt)
Pohteen_tietoturvavaatimusten_tulkintaohje_1.4.pdf (pdf, 63 kt)
Referenssien ilmoittaminen.pdf (pdf, 25 kt)
Tietoturvaliite.pdf (pdf, 2493 kt)
Vaatimusmäärittely.pdf (pdf, 24 kt)
Tarjouspyyntö Pohteen_ja_Laphan_vanhojen_potilas-_ja_asiakastietojajestelmien_tietojen_arkistointi.pdf (pdf, 121 kt)
SOPIMUSLUONNOS Pohteen_ja_Laphan_vanhojen_potilas-_ja_asiakastietojajestelmien_tietojen_arkistointi.pdf (pdf, 38 kt)
Code of Conduct - vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet_Pohde.pdf (pdf, 177 kt)
Alihankkijat.pdf (pdf, 19 kt)
Liittymispäätös Lapha - APTJ-arkistoinnin yhteishankinta.pdf (pdf, 455 kt)
 Arkistoitavat kannat ja hinnoittelu
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

Ohjeet hyvinvointialuelain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemiseksi

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen),
  • sekä hyvinvointialueen jäsen.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen aluehallitukselle viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Hyvinvointialueen jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on pantu nähtäville hyvinvointialueen verkkosivustolle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Oikaisuvaatimus osoitetaan aluehallitukselle ja toimitetaan hankintayksikölle.

Kirjaamon yhteystiedot:

  • Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue, Kirjaamo
  • Postiosoite: PL 10, 90029 POHDE              
  • Käyntiosoite: Technopolis, Kiviharjunlenkki 1 C, 90220 OULU
  • Sähköpostiosoite: kirjaamo@pohde.fi
  • Puhelinnumero: 08 315 6126  

 

Kirjaamon aukioloaika on arkisin maanantaista perjantaihin klo 8.00 – 15.45.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

 

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.